DIFERENCIA ENTRE DATOS E INFORMACIÓN
Los datos son realidades concretas en su estado primario, como el nombre de un empleado y la cantidad de horas trabajadas por él en una semana, los números de parte de un inventario o los pedidos de ventas. Para representar esas realidades es posible usar varios tipos de datos, tal como se muestra en la tabla 1.1. Cuando dichas realidades son organizadas o dispuestas en forma significativa, se convierten en información. La información es un conjunto de datos organizados de tal modo que adquieren un valor adicional más allá del propio. Por ejemplo un administrador podría considerar más acorde con su propósito (es decir, más valioso) conocer las ventas mensuales totales que la cantidad de ventas de cada vendedor individual.
Los datos representan hechos reales. Como ya se dijo, si bien no pasan de ser realidades concretas en su estado primario, poseen escaso valor más allá del de su sola existencia. Piense en los datos, por ejemplo, como piezas de madera, en cuya condición tienen escaso valor más allá del que inherentemente poseen como objetos específicos. En cambio, si se define algún tipo de relación entre las piezas de madera, éstas adquirirán mayor valor: apiladas de cierta manera, se les puede emplear como gradería (figura 1.1a). Por su parte, la información es muy similar; pueden establecerse reglas y relaciones para organizar datos con el fin de que provean útil y valiosa información.
El tipo de información creada depende de las relaciones definidas entre los datos existentes. Por ejemplo, las tablas de nuestra gradería podrían acomodarse de manera distinta para formar un corrral (figura 1.1b). La adición de datos nuevos o diferentes significa la posibilidad de redefinir las relaciones y de crear nueva información. Si además de madera dispusiéramos de clavos, por ejemplo, podríamos incrementar en gran medida el valor del producto final; podríamos hacer una escalera (figura 1.1c) de mayor altura que la gradería, o una caja (figura 1.1d). De igual modo, un administrador podría añadir datos de productos específicos a sus datos de ventas para generar información sobre ventas mensuales desglosadas por línea de productos.
La conversión de datos en información es un proceso o serie de tareas lógicamente relacionadas entre sí y ejecutadas con el fin de producir un resultado definido. El proceso para definir relaciones entre datos requiere de conocimiento. El conocimiento es la apreciación y comprensión de un conjunto de información y de la utilidad que puede extraerse de ella en beneficio de una tarea específica. Parte del conocimiento necesario para hacer una escalera, por ejmplo, se basa en la comprensión del hecho de que los peldaños deben colocarse horizontalmente y los postes en forma vertical. El acto de seleccionar o rechazar datos de acuerdo con lo conveniente que sean para tareas específicas también se basa en uno de los tipos del conocimiento empleado en el proceso de conversión de datos en información. En consecuencia, la información puede considerarse como datos provistos de mayor utilidad mediante la aplicación del conocimiento. El compuesto de datos, reglas, procedimientos y relaciones que deben tomarse en cuenta para generar valor u obtener el resultado que se busca constituye la base de conocimientos.
En algunos casos, los datos se organizan o procesan en forma mental o manual, y para se utiliza una computadora. En nuestro del administrador, éste habría podido calcular manualmente las sumas de las ventas de cada representante o utilizar para ello una computadora. Pero lo que importa no es tanto de dónde proceden los datos o cómo se les procesa, sino en ela medida en que son útiles y valiosos.
TABLA 1.1
Datos Representados por
Alfanuméricos Números, letras y otros caracteres
De imágenes Imágenes gráficas
De audio Sonidos, ruidos o tonos
De video Imágenes en movimiento
FIGURA 1.1
1.1a 1.1b
1.1c 1.1d
Definir y organizar relaciones
entre datos crea información.
Determinar diferentes relaciones
resulta en información diferente.
Aquí, piezas de madera pueden
ser organizadas en distinto modo
para crear dos estructuras
diferentes: una gradería (1a)
y un corral (1b). Pueden
añadirse datos diferentes para
redefinir las relaciones y
agregar valor al resultado.
Si además de madera se
usaran clavos (nuevos datos),
podría hacerse una escalera (1c)
o una caja (1d), lo que en ambos
casos representaría información
más valiosa.
datos diferentes
Stair, R. W , Reynolds G. W. (2000). Principios de Sistemas de Información. México.